জিমেইল এর দারুণ কিছু ফিচার যা আপনার কাজে লাগবে

ইমেইল এর কথা আসলে গুগল এর ইমেইল সেবা, জিমেইল এর কথা আসবেই। অসংখ্য প্রোডাক্টিভিটি ফিচার সমৃদ্ধ এই সেবাটি সবাই ব্যবহার করলেও জিমেইলের অসংখ্য অসাধারণ ফিচার অব্যবহৃত থেকে যায়।

এই পোস্টে আমরা জানবো জিমেইল এর কিছু উপকারী ফিচার সম্পর্কে যার মাধ্যমে আপনার জিমেইল ব্যবহারের অভিজ্ঞতা আগের থেকে উন্নত হবে। উল্লিখিত বেশিরভাগ ফিচার ব্যবহার করতে কম্পিউটার প্রয়োজন। তবে মোবাইল থেকে ক্রোম ব্রাউজারের ডেস্কটপ মোড ব্যবহার করেও জিমেইল এর কম্পিউটার ভার্সন ব্যবহার করতে পারবেন।

এই পোস্টে দেখানো ফিচারগুলো ব্যবহার করতে জিমেইলের সেটিংসে প্রবেশ করতে হতে পারে। জিমেইলের সেটিংসে প্রবেশ করার নিয়মঃ

• gmail.com এ প্রবেশ করুন
• জিমেইল/গুগল একাউন্টে লগিন করা না থাকলে লগিন করে নিন
• এরপর ডানদিকের টপ কর্নারে আপনার প্রোফাইল পিকচারের পাশে থাকা সেটিংস আইকনে ক্লিক করুন
• এরপর See All Settings বাটনে ক্লিক করুন

সেন্ট ইমেইল আনসেন্ড করা

জিমেইলে ইমেইল সেন্ড করার পর আনসেন্ড করার ফিচার রয়েছে। ইমেইল সেন্ড হওয়ার ৫, ১০, ২০ ও ৩০ সেকেন্ড পর পর্যন্ত ইমেইল আনসেন্ড করা যাবে। এই ফিচারটি সেট করতেঃ

• জিমেইলের সেটিংসে প্রবেশ করুন
• General ট্যাব সিলেক্ট করুন
• Undo send একটি অপশন দেখতে পাবেন
• এর পাশে থাকা ৫, ১০, ২০ ও ৩০ সেকেন্ড থেকে যেটি সিলেক্ট করবেন ইমেইল পাঠানোর তত সেকেন্ডের মধ্যে ইমেইল আনসেন্ড করা যাবে

পরেরবার থেকে ইমেইল পাঠানোর পর সিলেক্টেড সময় পর্যন্ত সেন্ট করা মেসেজ আনসেন্ট করা যাবে স্ক্রিনে “Undo” অপশনে ক্লিক করে।

অন্য ইমেইল ওয়েবসাইট থেকে ইমেইল ইমপোর্ট

ধরুন আপনার একাধিক ইমেইল একাউন্ট আছে, সেক্ষেত্রে সকল মেইল একাউন্টের ইমেইল একই একাউন্টে রিসিভ করতে পারবেন। ফিচারটি চালু করতেঃ

• জিমেইল সেটিংসে প্রবেশ করুন
• Account and Import ট্যাবে ক্লিক করুন
• Check email from other accounts এর পাশে থাকা Add an email account এ ক্লিক করে কাংখিত ইমেইল একাউন্ট এড করুন

মোট পাচঁটি পর্যন্ত ইমেইল একাউন্টের ইমেইল একটি জিমেইল একাউন্টে যুক্ত করা যাবে।

সার্চ অপারেটর ব্যবহার করে স্মার্ট সার্চ

সার্চ অপারেটর হলো জিমেইলে সার্চ করার জন্য কিছু নির্দিষ্ট সার্চ ট্যাগ। কিছু সাধারণ সার্চ অপারেটরের ব্যবহার যেমন হতে পারেঃ

• “subject:dinner” লিখে সার্চ করলে সাবজেক্ট লাইনে dinner শব্দটির উল্লেখ আছে এমন ইমেইলসমূহ খুঁজে পাওয়া যাবে
• “has:YouTube” লিখে সার্চ করলে যেসব মেইলে ইউটিউব ভিডিও আছে, সেসব মেইল দেখানো হবে
• “is:unread” লিখে সার্চ করলে সকল আনরিড মেসেজসমূহ দেখানো হবে
• “dinner -movie” লিখে সার্চ করলে dinner আছে কিন্তু movie শব্দের উল্লেখ নেই, এমন মেইলসমূহ পাওয়া যাবে।

এরকম অসংখ্য জিমেইল সার্চ অপারেটর রয়েছে। এমন আরো জিমেইল সার্চ অপারেটর সম্পর্কে জানতে জিমেইল সাপোর্ট দেখুন।

জিমেইল এড-অনস

জিমেইলে থার্ড পার্টি এড-অন ব্যবহারের সুবিধা রয়েছে। এসব এড-অন ব্যবহার করে জিমেইলের কার্যকরিতা বৃদ্ধি ও নতুন ফিচার এড করা যায়। জিমেইলের সেটিংসে প্রবেশ করে Add-ons ট্যাব সিলেক্ট করে Manage এ ক্লিক করলে এড-অনসমূহের জন্য Google Workspace Matketplace দেখতে পাবেন। এখান থেকে সার্চ করে কিংবা পাশের হ্যামবার্গার মেন্যু থেকে সিলেক্ট করে এড-অন যুক্ত করা যাবে জিমেইলে।

জিমেইল প্রিভিউ প্যানেল

জিমেইলের ইনবক্স থেকে বের হওয়া ছাড়াই ইমেইল চেক করার সুবিধা রয়েছে। ইনবক্সের পাশে যুক্ত হওয়া এই ইমেইল প্রিভিউ প্যান দ্রুত ইমেইল ব্রাউজ করার ক্ষেত্রে ব্যাপক সুবিধা প্রদান করে। এই ফিচারটি চালু করতেঃ

• জিমেইল সেটিংসে প্রবেশ করুন
• Inbox ট্যাব সিলেক্ট করুন
• Reading pane সেটিংসটি চালু করে দিন

এছাড়াও Reading pane position লেখার নিচে উক্ত প্রিভিউ প্যানেল কোথায় দেখা যাবে, তা সিলেক্ট করতে পারবেন।

ইমেইল শিডিউল

জিমেইলে ইমেইল শিডিউল করা অনেক গুরুত্বপূর্ণ একটি ফিচার। বেশ সহজে মোবাইল ও কম্পিউটার, উভয় থেকেই ইমেইল শিডিউল করার সুযোগ রয়েছে।

অপ্রয়োজনীয় ট্যাব রিমুভ করুন

ডিফল্টভাবে প্রাইমারি, সোশ্যাল, প্রোমোশন, আপডেট, ফোরাম, ইত্যাদি ট্যাব যুক্ত থাকে জিমেইলে। তবে প্রয়োজন না হলে বেশ সহজেই এক্সট্রা ট্যাব রিমুভ করার সুযোগ রয়েছে। জিমেইলের ট্যাব ম্যানেজ করতেঃ

• জিমেইল সেটিংসে প্রবেশ করুন
• Inbox ট্যাব সিলেক্ট করুন
• এরপর যেসব ক্যাটাগরির ট্যাব দরকার নেই, সেসব ট্যাব ডিসিলেক্ট করে দিন.

পারসোনাল লেভেল ইন্ডিকেটর

পারসোনাল লেভেল ইন্ডিকেটর ফিচারটি ব্যবহার করে কোনো ইমেইল কি শুধু আপনাকে পাঠানো হয়েছে নাকি একটি সম্পূর্ণ ইমেইল লিস্টকে পাঠানো হয়েছে, তা জানতে পারবেন। এই ফিচারটি চালু করতেঃ

• জিমেইল সেটিংসে প্রবেশ করুন
• General ট্যাবে ক্লিক করুন
• Personal level indicators এর পাশে থাকা Show indicators এর খালি বক্স চেক করে দিন

এই ফিচারটি চালু করার পর যেসব ইমেইলের পাশে সিংগেল অ্যারো (>) দেখতে পাবেন, এসব ইমেইল আপনার পাশাপাশি আরো অনেকজনকে একই ইমেইল পাঠানো হয়েছে বলে ধরে নিতে পারেন।

আবার ইমেইলের পাশে যদি ডাবল অ্যারো থাকে, সেক্ষেত্রে বুঝে নিতে হবে এসব ইমেইল শুধুমাত্র আপনাকেই পাঠানো হয়েছে।

অন্যকে একাউন্টের অ্যাকসেস দেওয়া

কোনো কোনো সময় অন্য কারও সাথে আপনার জিমেইল একাউন্ট শেয়ার করার প্রয়োজন হতে পারে। তবে একাউন্ট শেয়ার করতে একাউন্টের লগিন আইডি বা পাসওয়ার্ড শেয়ার এর কোনো দরকার নেই। আপনি চাইলে অন্য কোনো জিমেইল ব্যবহারকারীকে আপনার একাউন্ট ব্যবহারের অ্যাকসেস দিতে পারেন। উক্ত ব্যক্তি জিমেইলের মেসেজ পড়তে, পাঠাতে ও ডিলিট করতে পারবেন।

অন্য কাউকে পাসওয়ার্ড শেয়ার না করেই জিমেইল একাউন্টের অ্যাকসেস প্রদান করতেঃ

• জিমেইল সেটিংসে প্রবেশ করুন
• Account and Import এ ক্লিক করুন
• Grant access to your account এর পাশে থাকা Add another account সিলেক্ট করে কাংখিত ইমেইলে আপনার জিমেইলের অ্যাকসেস দিতে পারবেন

জিমেইল ডেস্কটপ নোটিফিকেশন

জিমেইলে ইমেইল আসলে কম্পিউটারে নোটফিফিকেশন পাওয়ার ফিচার রয়েছে। এই ফিচারটি অন করতে প্রথমে সেটিংসে প্রবেশ করে Desktop Notifications এর পাশে থাকা অপশন থেকে কি ধরনের নোটিফিকেশন আসবে তা সিলেক্ট করুন। এরপর Click here to enable dekstop notifications for Gmail সিলেক্ট করলে একটি পপ আপ দেখবেন, সেটি Allow করে দিলে কম্পিউটারের জন্য জিমেইল নোটিফিকেশন চালু হয়ে যাবে।

জিমেইল থিমস

আপনার জিমেইলকে চাইলেই খুব সুন্দর ও আলাদা লুক দেওয়ার সুযোগ রয়েছে। জিমেইলের সেটিংসে প্রবেশ করে Themes সিলেক্ট করে Set Theme অপশনে ক্লিক করলে জিমেইলের জন্য অসংখ্য থিম দেখতে পাবেন। এছাড়া নিজে ছবি আপলোড করেও সেটিকে জিমেইলের ওয়ালপেপার হিসাবে ব্যবহার করতে পারবেন।

ইনবক্সে প্রদর্শিত মেইলের সংখ্যা পরিবর্তন

কম্পিউটারে একইসাথে ৫০টি ইমেইল প্রদর্শিত হয়। তবে চাইলে এই ডিফল্ট ইমেইলের সংখ্যা বাড়ানো বা কমানো যায়। ডিফল্ট প্রদর্শিত ইমেইলের সংখ্যা পরিবর্তন করতেঃ

• জিমেইল সেটিংসে প্রবেশ করুন
• General ট্যাবে ক্লিক করুন
• Maximum page size এর পাশে থাকা Show conversations per page এ প্রদর্শিত ড্রপডাউন থেকে প্রতি পেজে কতটি ইমেইল দেখতে চান তা সিলেক্ট করুন